A Effecti opera na coleta de avisos de licitações em portais de compras por meio de robôs, assegurando consistência, eficiência e reduzindo erros humanos. Dada a quantidade substancial de oportunidades coletadas diariamente, é fundamental cadastrar filtros de palavras para que nosso serviço possa realizar a segmentação das oportunidades de acordo com o seu negócio.

Este artigo tem como objetivo explicar o funcionamento dos modos de busca, que determinam como nosso serviço procura por essas palavras, bem como as funções adicionais que aprimoram essa segmentação. Este artigo aborda os seguintes tópicos:

• Filtros de palavras;
• Busca inteligente;
• Modos de busca;
• Como cadastrar palavras-chave na plataforma;
• Funcionalidades extras.

Filtros de palavras

Palavra-chave:

A palavra-chave é a base inicial para a filtragem dos avisos de licitação, sendo procurada tanto no objeto da licitação quanto em seus itens correspondentes. Por exemplo, ao cadastrar a palavra-chave “cadeira”, o sistema enviará oportunidades, como o exemplificado abaixo:

Palavras complementares:

A palavra complementar é aquela que você deseja encontrar em proximidade com a palavra-chave, ou seja, é a palavra secundária, que complementa a sua palavra principal. No entanto, é importante observar que a quantidade de palavras entre a palavra-chave e a complementar pode ser limitada, dependendo do modo de busca escolhido, que será explicado mais adiante. Apenas quando ambas a palavra-chave e a complementar são localizadas no mesmo contexto, serão destacadas e enviadas ao seu perfil.

• No modo “Preciso” e “Contém,” a limitação é de 15 “saltos.”
• No modo “Por Prefixo”, a limitação é de 50 “saltos.”

Por exemplo, ao cadastrar a palavra-chave “bota” e a palavra complementar “segurança”, o sistema enviará oportunidades, como exemplificado abaixo:

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Observação: Não é obrigatório cadastrar palavras complementares. Caso você cadastre apenas a palavra-chave e ela seja localizada, a oportunidade será enviada a você.

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Palavras indesejadas:

As palavras indesejadas são aquelas que podem aparecer próximas às palavras desejadas, mas que não são relevantes para o seu negócio. Se uma palavra indesejada for detectada nos itens ou no objeto correspondente à palavra-chave, esse aviso específico não será enviado para você. As regras para palavras indesejadas são as seguintes:

• Se você usar apenas uma palavra como indesejada, essa palavra não pode aparecer em nenhuma parte do texto. Não há limitação de quantidade de palavras entre a palavra-chave/complementar.
• Se você usar duas palavras ou mais como indesejadas, haverá um limite de aproximadamente 15 “saltos” em cada uma delas, com exceção do modo de busca “Por Prefixo,” que não aceita nenhum salto no meio. Isso significa que ambas as palavras precisam estar adjacentes uma à outra.

Por exemplo, ao cadastrar a palavra-chave “cadeira” e a palavra indesejada “plástico”, o sistema não enviará oportunidades que contenham a palavra “plástico” nos itens ou no objeto. Em outras palavras, o exemplo de aviso abaixo não seria enviado a você.

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Busca Inteligente

A função de busca inteligente é uma funcionalidade que, quando ativada, rastreia palavras-chave em suas diversas formas: singular, plural, feminino, masculino, com e sem acentuação, maiúsculas e minúsculas. Além disso, ela também identifica avisos que contenham palavras semelhantes escritas de forma incorreta.

Para ilustrar, suponhamos que você tenha inserido a palavra-chave “Adequação”. Quando ativada, a busca inteligente encontrará oportunidades contendo variações como:

• adequação
• adequacao
• ADEQUAÇÃO
• ADEQUACAO
• adequações

Essa funcionalidade abrangente ajuda a garantir que você não perca nenhuma oportunidade relevante, independentemente das nuances na escrita das palavras-chave.

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Modos de busca

Precisa

O modo de busca “Precisa” filtra os avisos que contenham exatamente a palavra-chave que você cadastrou. Por exemplo, ao cadastrar a palavra “mobiliário”, o sistema enviará oportunidades que correspondam exatamente a essa palavra, como exemplificado a seguir:

Prefixo

O modo de busca “Por prefixo” realiza filtros em avisos que contenham palavras-chave que iniciem com a palavra que você cadastrou. Por exemplo, ao cadastrar a palavra “busco”, o sistema enviará oportunidades que correspondam a essa palavra no início, como ilustrado abaixo:

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Observação: Ao cadastrar palavras complementares, neste modo de busca, essas palavras seguem o critério de busca “Precisa”, ou seja, buscam a correspondência exata.

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Contém

O modo de busca “Contém” realiza um filtro em avisos que contenham a palavra-chave exata que você cadastrou. No entanto, é importante ressaltar que esse tipo de busca também procura pela palavra dentro de outras palavras. Por exemplo, ao cadastrar a palavra-chave “mar”, o sistema enviará oportunidades que correspondam a essa palavra, como ilustrado abaixo:

Observe que foram encontrados avisos com as palavras “Câmara”, “Marmitex” e “Armário”. Assim, é possível perceber que esse modo de busca traz resultados com todas as instâncias dessa palavra.

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Como cadastrar palavras-chave na plataforma

Você pode cadastrar os filtros de palavras de duas maneiras: manualmente ou através da importação de um arquivo no formato .csv. Abaixo, estão os passos para cadastrar de ambas as formas. No entanto, antes de prosseguir, é necessário criar um grupo de palavras-chave ao qual esses filtros serão vinculados posteriormente.

Criando o grupo de palavras-chave:

1. No menu lateral, clique em “Encontrar” e, em seguida, em “Palavras-chave”.
2. Clique em “Novo grupo”.
3. Digite um nome para o grupo e clique em “Salvar”.

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Observação: Se você já possui um grupo de palavras-chave e deseja apenas adicionar novos filtros, não é necessário criar um novo grupo. Basta selecionar o grupo existente para adicionar as palavras.

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Cadastro manual dos filtros:

1. Selecione o grupo desejado ao qual você deseja adicionar novos filtros de palavras.
2. Escolha o modo de busca que atenda às suas necessidades.
3. No campo “Palavra-chave”, digite a palavra-chave na grafia correta.
4. No campo “Palavras complementares”, digite as palavras na grafia correta e pressione “Enter” após cada inclusão. Lembre-se de que esse campo não é obrigatório.
5. No campo “Palavra indesejada”, digite as palavras na grafia correta que você não deseja encontrar próximas à palavra-chave e pressione “Enter” após cada inclusão. Este campo também é opcional.
6. Para adicionar este filtro, clique em “Adicionar” ou tecle “Enter”.

Repita esse processo para cada filtro que você deseja adicionar.

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Cadastro por importação dos filtros:

1. Selecione o grupo desejado ao qual você deseja adicionar novos filtros de palavras.
2. Clique em “Exportar” para baixar o modelo de arquivo que deve ser preenchido.
3. Preencha os campos de palavra-chave*, afirmação (palavra-complementar), negação (palavras indesejadas), busca inteligente* e operador* (modos de busca).
   1. Para o campo “Busca inteligente”, insira “sim” para ativar ou “não” para desativar.
   2. No campo “Operador”, escreva de acordo com o modo de busca:
      1.  Se for “Preciso”, escreva “igual”.
      2.  Se for “Por Prefixo”, escreva “inicia com”.
      3. Se for “Contém”, escreva “contém”.
4. Salve o arquivo em formato .csv.
5. Para importar no sistema, clique em “Importar”.

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Observações: 

• Os campos “palavra-chave,” “busca inteligente” e “operador” são obrigatórios. 
• Se você estiver usando o Excel, é importante converter o arquivo em planilha antes de cadastrar as palavras. Se não souber como fazer isso, siga o tutorial da Microsoft: link para o tutorial. Além disso, ao importar, é necessário salvar o arquivo novamente em .csv.
• Lembre-se de associar o novo grupo ao seu perfil, que inclui outras configurações importantes. Para fazer isso, consulte o seguinte artigo: Link para o Artigo de Configuração de modalidade, localização e outros filtros para receber avisos de licitação.

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Funcionalidades extras

Ativar/Desativar Filtros:

Esta funcionalidade permite que você ative ou desative um filtro conforme sua necessidade. Em outras palavras, ao desativar uma palavra-chave, você deixará de receber oportunidades que contenham essa palavra até que a reative. Isso pode ser útil, por exemplo, quando você não está mais oferecendo um determinado produto que está fora de estoque. Dessa forma, você pode se concentrar em receber apenas as oportunidades que sua empresa pode atender.

 

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Observação: Se o botão “Ativo” da palavra-chave estiver verde, significa que está ativo. Se estiver branco, significa que está desativado.

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Prioridade dos Filtros:

Por padrão, nosso sistema destaca apenas um filtro por item e objeto. Por exemplo, ao cadastrar as palavras-chave “cadeira” e “mesa”, com “cadeira” como a primeira e “mesa” como a segunda, mesmo que nosso serviço encontre ambas as palavras em um mesmo item, apenas a palavra “cadeira” será destacada, enquanto “mesa” não será. Para mudar a prioridade, basta arrastar a linha do filtro na ordem desejada.